Najmocniejszy powód i ten, który najczęściej odkłada się do chwili, gdy obecny dostawca zawiedzie. Zakwalifikowane drugie źródło, z którego nigdy Państwo nie zamawiają, to...
Dostawca, który nie potrafi przedstawić deklaracji wskazujących Państwa SKU, podał niepełną cenę. Zob. dokumentacja od dostawcy.
Oba parametry są strukturalne i trudno je wynegocjować z obecnym dostawcą, który już je ustalił.
z własnej kontroli przyjęcia, w więcej niż jednej dostawie.
Zasada w jednym zdaniu
Dokumentacja opisuje produkt w takiej postaci, w jakiej go Państwo sprzedają, więc zmieniona część oznacza zmieniony opis. To cała idea i wszystko, co praktyczne, wynika właśnie z niej.
Działa to w obie strony i właśnie to jest przydatne. Ponieważ dokumentacja opisuje produkt, a nie dostawcę, zmiana dostawcy nie jest automatycznie zdarzeniem z zakresu zgodności. Karton wydrukowany przez inną drukarnię według tego samego projektu niczego nie zmienia. Ogniwo od innego producenta zmienia dowody, które mają Państwo dla ogniwa. Pytanie nigdy więc nie brzmi „czy potrzebuję nowej dokumentacji”, tylko „które części dokumentacji opisują to, co się zmieniło”. Gdy odpowie się na nie część po części, zadanie zwykle okazuje się mniejsze, niż wyglądało.
Czego dotyczy zmieniona część
Tę tabelę najlepiej przejść, mając przed sobą własny produkt. Prawa kolumna zawiera pytanie, a nie polecenie, bo to, co trzeba powtórzyć, zależy od Państwa produktu, rynku i przepisów, które mają do niego zastosowanie.
| Co się zmieniło | Co w dokumentacji to opisuje | Pytanie, na które trzeba odpowiedzieć przed zmianą |
|---|---|---|
| Ogniwo | Dokumentacja baterii, dokumentacja transportowa, ocena bezpieczeństwa, wszelkie informacje drukowane o pojemności lub ładowaniu | Czy każdy posiadany dokument dotyczący baterii wskazuje nowe ogniwo, czy stare |
| Płytka elektroniczna lub jej oprogramowanie | Dowody z badań elektrycznych, instrukcja, wszystko, co opisuje tryby, odcięcia lub wskaźniki | Czy zmieniło się jakiekolwiek zachowanie, które widzi klient lub które mierzyły badania |
| Gniazdo ładowania | Dowody z badań elektrycznych, dołączone akcesoria, opakowanie i instrukcja | Czy opakowanie nadal opisuje zamontowane gniazdo |
| Materiał obudowy | Deklaracje materiałowe, dowody dotyczące substancji, informacje o recyklingu i oznakowaniu | Czy mają Państwo deklaracje dla nowego materiału, czy tylko dla starego |
| Dowolna część w drodze powietrza | Deklaracje materiałowe dla każdej części i wszelkie zlecone badania materiałów | Które części się zmieniły i czy deklaracje wymieniają je osobno |
| Rdzeń lub element grzejny | Specyfikacja, dowody z badań elektrycznych, wszelkie publikowane deklaracje dotyczące działania | Czy rezystancja lub budowa różni się od tego, co zostało przebadane |
| Wyłącznie gwint lub wymiary mechaniczne | Specyfikacja, deklaracje kompatybilności, dopasowanie do opakowania | Czy deklaracje kompatybilności i tacka nadal są aktualne |
| Sposób mocowania ustnika | Specyfikacja, instrukcje montażu i zamykania, deklaracje dotyczące zamknięcia | Czy cokolwiek, co Państwo deklarują o zamknięciu, przestało być prawdą |
| Opakowanie detaliczne lub wkładka | Projekt graficzny, informacje drukowane, wszelkie certyfikowane zamknięcia | Czy w grę wchodzi certyfikowana funkcja i czy certyfikat dotyczy tego opakowania |
| Wyłącznie oznakowanie lub logo | Pliki projektu graficznego i rysunek oznakowania | Czy wymagane oznakowanie jest nadal czytelne i umieszczone we właściwym miejscu |
| Nowa fabryka, ten sam rysunek | Protokoły audytów, system znakowania partii, dokumentacja jakości po stronie dostawcy | Czyje dowody Państwo posiadają: właściciela rysunku czy nowego zakładu |
Dwa wiersze zasługują na szczególną uwagę. Oprogramowanie to zmiana najczęściej przeoczana, bo sam przedmiot wygląda tak samo. Z kolei ten sam rysunek wykonany w innym zakładzie oznacza inne miejsce produkcji, więc stojące za nim protokoły audytów i zapisy partii nie są tymi, które już Państwo mają. Zob. audyty fabryk.
Co się nie zmienia
Całkiem sporo i warto to nazwać, żeby całe przedsięwzięcie zachowało właściwe proporcje. Państwa firma, rola w łańcuchu dostaw, rejestracje producenta, marka i umowy z klientami pozostają Państwa i nie zależą od tego, kto wykonał daną część.
Przepisy mające zastosowanie do Państwa produktu również nie zmieniają się tylko dlatego, że zmienił się dostawca. Jeśli RoHS i REACH dotyczyły Państwa produktu w zeszłym miesiącu, dotyczą go i w tym; zmienia się tylko to, na czyich dowodach opierają Państwo spełnienie tych wymagań. To samo odnosi się do rozporządzenia UE w sprawie baterii i do WEEE, a także do Państwa obowiązków jako podmiotu wprowadzającego produkt do obrotu na podstawie rozporządzenia w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów. Każdy z tych tematów omawiamy osobno w naszych poradnikach o zgodności: oznakowanie CE, RoHS i REACH, rozporządzenie w sprawie baterii, rejestracja WEEE oraz osoba odpowiedzialna według GPSR.
Jednego nie należy robić: nadpisywać. Sztuki już sprzedane opisuje dokumentacja aktualna w chwili ich wyprodukowania, więc stary zestaw dokumentów powinien pozostać przypisany do partii, których dotyczy, a dla nowej części trzeba założyć nowy. Z dokumentacji edytowanej w miejscu nie da się już odczytać, którego produktu dotyczy reklamacja.
Pułapka bezpośredniego zamiennika
Dwa kartridże wycenione według tej samej specyfikacji nominalnej nie są wymienne, a powodem zwykle nie jest jakość. Specyfikacja to streszczenie. Długość całkowita, położenie kołnierza, tolerancja gwintu, liczba otworów wlotowych i wysokość ustnika mogą się różnić przy opisie brzmiącym identycznie, a najpierw zawodzą tacka, karton i przyrządy firmy napełniającej. To koszt oprzyrządowania i projektu graficznego, który pojawia się już po zatwierdzeniu porównania cen i którego nie widać w ofercie.
Drugą pułapką są dowody. Określenie „identyczny” dotyczy parametrów, a nie dokumentów. Raporty z badań i deklaracje wskazują część, którą Państwo przebadali, więc część o tych samych parametrach od innego producenta to nadal część, dla której nie mają Państwo żadnych dowodów. Należy traktować ją jak nową i zdecydować, co trzeba powtórzyć.
Uzasadnione powody zmiany
- Ryzyko jednego źródła. Najmocniejszy powód i ten, który najczęściej odkłada się do chwili, gdy obecny dostawca zawiedzie. Zakwalifikowane drugie źródło, z którego nigdy Państwo nie zamawiają, to tanie ubezpieczenie.
- Jakość dokumentacji. Dostawca, który nie potrafi przedstawić deklaracji wskazujących Państwa SKU, podał niepełną cenę. Zob. dokumentacja od dostawcy.
- Czas realizacji lub minimalna wielkość zamówienia. Oba parametry są strukturalne i trudno je wynegocjować z obecnym dostawcą, który już je ustalił.
- Zmierzony odsetek wad z własnej kontroli przyjęcia, w więcej niż jednej dostawie.
- Cena jednostkowa, na końcu. Najłatwiejsza do porównania liczba i ta, którą najprawdopodobniej zniweczą nieprzewidziane w budżecie koszty oprzyrządowania, projektu graficznego i ponownych badań.
Jak przeprowadzić zmianę, krok po kroku
- Inwentaryzacja posiadanych dokumentów. Każdy dokument, jaki SKU i jaką rewizję wskazuje oraz z jaką jest datą. Większość pracy przy zmianie polega na odkryciu, że ta lista nigdy nie była kompletna.
- Prośba o tę samą listę od kandydata, zanim zamówią Państwo cokolwiek, ze wskazaniem konkretnego SKU, a nie rodziny produktów.
- Porównanie część po części, a nie dostawca po dostawcy. Należy skorzystać z tabeli powyżej, oznaczyć każdy wiersz jako bez zmian, zmieniony lub nieznany, a nieznany traktować jak zmieniony.
- Próbki z produkcji, a nie z pokoju próbek. Należy zmierzyć wymiary, od których zależą opakowanie i firma napełniająca, i przeprowadzić te same badania, co u obecnego dostawcy. Zob. próbki sprzętu.
- Kwalifikacja równoległa, a nie zamiana w jednym kroku, tak aby ewentualny problem pojawił się wtedy, gdy wciąż mają Państwo zapas czegoś, co działa.
- Aktualizacja dokumentacji przed sprzedażą, a nie po niej. Wszystko, co drukowane, deklarowane i publikowane.
- Zarządzanie zmianą od pierwszego dnia. Żadna rewizja nie trafia do Państwa bez powiadomienia i żadna nie trafia do firmy napełniającej z pominięciem Państwa. Zob. współpraca z firmą napełniającą.
Czego ta strona nie mówi
Nie podajemy tu okresów przechowywania dokumentów, numerów artykułów ani obowiązków zgłoszeniowych. Zależą one od przepisów mających zastosowanie do Państwa produktu i od rynku, na którym prowadzą Państwo sprzedaż, a ich miejsce jest w tekście źródłowym lub u doradcy, a nie w poradniku dostawcy. Linki do przepisów znajdą Państwo wyżej i ponownie poniżej.
Możemy natomiast opisać stronę sprzętową. Standardowe kartridże 510 i pozostałe produkty z oferty wysyłamy ze specyfikacjami, a dokumentację CE, RoHS, REACH, rozporządzenia w sprawie baterii i WEEE udostępniamy na życzenie, ze wskazaniem konkretnego SKU, a nie rodziny produktów. Rejestracje na poszczególnych rynkach pozostają w gestii podmiotu, który wprowadza gotowy produkt do obrotu. Więcej na stronie zgodność z przepisami.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy zmiana dostawcy sprzętu oznacza rozpoczęcie procedur zgodności od nowa?
- Zwykle nie, ale nie zawsze. Dokumentacja opisuje produkt, a nie dostawcę, więc pytanie brzmi, których części tego opisu dotyczy zmiana. Nowe źródło identycznego, zadrukowanego kartonu nie zmienia prawie niczego. Inne ogniwo, inna płytka elektroniczna lub inny materiał w drodze powietrza zmieniają dowody, które Państwo posiadają dla tych elementów. Warto przechodzić część po części, zamiast traktować zmianę jako jedno zdarzenie.
- Czy mogę wprowadzić drugie źródło identycznego kartridża bez aktualizowania czegokolwiek?
- Nie. Określenie „identyczny” dotyczy specyfikacji, a nie dowodów. Dwa kartridże wykonane według tych samych wartości nominalnych to nadal dwa różne produkty z dwóch różnych linii, a posiadane przez Państwa raporty z badań i deklaracje wskazują ten, który został przebadany. Drugie źródło należy traktować jak nową część, która przypadkiem ma znajome parametry, i dopiero wtedy zdecydować, co trzeba powtórzyć.
- O co poprosić nowego dostawcę sprzętu przed zmianą?
- O ten sam zestaw dokumentów, który mają Państwo od obecnego dostawcy, wskazujący konkretny SKU, a nie rodzinę produktów, a do tego o kartę specyfikacji z tolerancjami, system znakowania partii i zasady zarządzania zmianą. Oba zestawy warto porównać obok siebie, zanim porówna się ceny. Dostawca, którego dokumentacja jest uboższa niż obecnego, to koszt, a nie oszczędność.
Źródła
- Dyrektywa 2011/65/UE w sprawie ograniczenia stosowania niektórych niebezpiecznych substancji w sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (RoHS) (wersja przekształcona), oficjalny tekst w serwisie EUR-Lex.
- Rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH), oficjalny tekst w serwisie EUR-Lex.
- Rozporządzenie (UE) 2023/1542 w sprawie baterii i zużytych baterii, oficjalny tekst w serwisie EUR-Lex.
- Dyrektywa 2012/19/UE w sprawie zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego (WEEE) (wersja przekształcona), oficjalny tekst w serwisie EUR-Lex.
- Rozporządzenie (UE) 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów (GPSR), oficjalny tekst w serwisie EUR-Lex.
Wskazówki branżowe dla kupców B2B, a nie porada prawna. Wyłącznie pusty sprzęt, bez kannabinoidów i bez e-liquidów. Sprzedaż wyłącznie B2B, 18+ / 21+ w zależności od rynku. Za napełnienie, zgodność gotowego produktu z przepisami i jego rejestrację na danym rynku odpowiada kupujący.
