Den Lieferanten für Vape-Hardware wechseln, ohne die Konformität neu aufzurollen

Das Prinzip in einem Satz

Ihre Unterlagen beschreiben das Produkt so, wie Sie es verkaufen, ein geändertes Teil bedeutet also eine geänderte Beschreibung. Das ist der ganze Gedanke, und alles Praktische folgt daraus.

Das gilt in beide Richtungen, und genau das macht es nützlich. Weil die Akte ein Produkt beschreibt und keinen Lieferanten, ist ein Lieferantenwechsel nicht automatisch ein Konformitätsereignis. Ein Karton, den eine andere Druckerei nach derselben Druckvorlage druckt, ändert nichts. Eine Zelle von einem anderen Hersteller ändert die Nachweise, die Sie zur Zelle haben. Die Frage lautet also nie „Brauche ich eine neue Akte?“, sondern „Welche Teile der Akte beschreiben das, was sich geändert hat?“. Beantworten Sie das Teil für Teil, und die Aufgabe ist meist kleiner, als sie aussah.

Was ein geändertes Teil berührt

Gehen Sie diese Tabelle mit Ihrem eigenen Produkt vor Augen durch. Die rechte Spalte ist eine Frage und keine Anweisung, denn was wiederholt werden muss, hängt von Ihrem Produkt, Ihrem Markt und den dafür geltenden Rechtsakten ab.

Hardwareänderungen und was jede davon in Ihren Unterlagen berührt

Was sich geändert hat	Was es in Ihren Unterlagen beschreibt	Die Frage, die Sie vor dem Wechsel beantworten sollten
Die Zelle	Batterieunterlagen, Transportunterlagen, die Sicherheitsbewertung, alle gedruckten Angaben zu Kapazität oder Laden	Nennt jedes Batteriedokument, das Sie haben, die neue Zelle oder die alte?
Die Platine oder ihre Firmware	Nachweise zu elektrischen Prüfungen, die Anleitung, alles, was Modi, Abschaltungen oder Anzeigen beschreibt	Hat sich ein Verhalten geändert, das der Kunde sieht oder die Prüfungen gemessen haben?
Der Ladeanschluss	Elektrische Nachweise, mitgeliefertes Zubehör, Verpackung und Anleitung	Beschreibt die Verpackung noch den verbauten Anschluss?
Gehäusematerial	Materialerklärungen, Stoffnachweise, die Angaben zu Recycling und Kennzeichnung	Haben Sie Erklärungen für das neue Material oder nur für das alte?
Jedes Teil im Luftweg	Materialerklärungen je Teil und alle Materialprüfungen, die Sie beauftragt haben	Welche Teile haben sich geändert, und nennen die Erklärungen sie einzeln?
Der Heizkern oder das Heizelement	Spezifikation, elektrische Nachweise, jede Leistungsangabe, die Sie veröffentlichen	Weichen Widerstand oder Aufbau von dem ab, was Sie geprüft haben?
Nur Gewinde oder mechanische Maße	Spezifikation, Kompatibilitätsangaben, Passform in der Verpackung	Stimmen Ihre Kompatibilitätsangaben und Ihr Tray noch?
Befestigungsart des Mundstücks	Spezifikation, Montage- und Verschließanleitung, Angaben zum Verschluss	Ist etwas, das Sie über den Verschluss sagen, nicht mehr zutreffend?
Verkaufsverpackung oder Einsatz	Druckvorlage, gedruckte Angaben, jeder zertifizierte Verschluss	Ist eine zertifizierte Eigenschaft betroffen, und gilt das Zertifikat für diese Verpackung?
Nur Kennzeichnung oder Logo	Druckdateien und die Kennzeichnungszeichnung	Ist die vorgeschriebene Kennzeichnung noch lesbar und an der richtigen Stelle?
Ein neues Werk, dieselbe Zeichnung	Auditberichte, System der Loskennzeichnung, die Lieferantenseite Ihrer Qualitätsaufzeichnungen	Wessen Nachweise haben Sie, die des Zeichnungsinhabers oder die des neuen Werks?

Zwei Zeilen verdienen besondere Beachtung. Die Firmware ist die am häufigsten übersehene Änderung, weil am Gegenstand nichts anders aussieht. Und dieselbe Zeichnung, gefertigt in einem anderen Werk, ist eine andere Produktionsherkunft; die Audit- und Losaufzeichnungen dahinter sind also nicht die, die Sie bereits haben. Siehe Werksaudits.

Was sich nicht ändert

Vieles, und es lohnt sich, das zu benennen, damit der Aufwand verhältnismäßig bleibt. Ihr Unternehmen, Ihre Rolle in der Lieferkette, Ihre Herstellerregistrierungen, Ihre Marke und Ihre Kundenverträge gehören Ihnen und bleiben unberührt, gleich wer das Teil gefertigt hat.

Auch die Rechtsakte, die für Ihr Produkt gelten, ändern sich nicht schon deshalb, weil sich der Lieferant geändert hat. Galten RoHS und REACH im letzten Monat für Ihr Produkt, gelten sie auch in diesem Monat; es ändert sich nur, auf wessen Nachweise Sie sich zu ihrer Erfüllung stützen. Dasselbe gilt für die EU-Batterieverordnung und für WEEE sowie für Ihre Pflichten als derjenige, der das Produkt nach der Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit in Verkehr bringt. Unsere Ratgeber zur Konformität behandeln jeden dieser Punkte gesondert: CE-Kennzeichnung, RoHS und REACH, die Batterieverordnung, WEEE-Registrierung und die verantwortliche Person nach GPSR.

Eines sollten Sie nicht tun: überschreiben. Die bereits verkauften Einheiten werden durch die Unterlagen beschrieben, die bei ihrer Fertigung galten. Lassen Sie den alten Satz daher den Chargen zugeordnet, die er beschreibt, und legen Sie für das neue Teil einen neuen Satz an. Eine Akte, die an Ort und Stelle überarbeitet wurde, kann Ihnen nicht mehr sagen, zu welchem Produkt eine Reklamation gehört.

Die Falle des direkten Austauschs

Zwei Kartuschen, die nach derselben Nennspezifikation angeboten werden, sind nicht austauschbar, und der Grund ist meist nicht die Qualität. Eine Spezifikation ist eine Zusammenfassung. Gesamtlänge, Lage der Schulter, Gewindetoleranz, Zahl der Einlassöffnungen und Mundstückhöhe können sich innerhalb einer Beschreibung unterscheiden, die gleich lautet, und zuerst brechen Ihr Tray, Ihr Karton und die Vorrichtungen Ihres Abfüllers. Das sind Kosten für Werkzeuge und Druckvorlagen, die erst nach der Freigabe des Preisvergleichs eintreffen, und auf einem Angebot sind sie unsichtbar.

Die zweite Falle sind die Nachweise. Baugleich beschreibt die Werte, nicht die Papiere. Ihre Prüfberichte und Erklärungen nennen das Teil, das Sie geprüft haben. Ein Teil mit denselben Werten von einem anderen Hersteller ist also weiterhin ein Teil, für das Sie keine Nachweise haben. Behandeln Sie es als neu und entscheiden Sie, was wiederholt werden muss.

Gründe für einen Wechsel, die tragen

• Risiko einer einzigen Bezugsquelle. Der stärkste Grund und derjenige, der am häufigsten liegen bleibt, bis der bisherige Lieferant ausfällt. Eine qualifizierte zweite Quelle, bei der Sie nie bestellen, ist eine günstige Versicherung.
• Qualität der Unterlagen. Ein Lieferant, der keine Erklärungen mit Nennung Ihrer SKU vorlegen kann, hat einen unvollständigen Preis angeboten. Siehe Unterlagen vom Lieferanten.
• Lieferzeit oder Mindestbestellmenge. Beides ist strukturell und mit einem bisherigen Lieferanten, der die Werte bereits festgelegt hat, kaum wegzuverhandeln.
• Eine selbst gemessene Fehlerquote aus Ihrer eigenen Wareneingangsprüfung, über mehr als eine Lieferung.
• Der Stückpreis, zuletzt. Die am leichtesten vergleichbare Zahl und diejenige, die am ehesten durch Werkzeuge, Druckvorlagen und erneute Prüfungen aufgezehrt wird, die Sie nicht eingeplant haben.

So wechseln Sie, Schritt für Schritt

1. Bestand erfassen. Jedes Dokument, welche SKU und Revision es nennt und sein Datum. Der Großteil der Arbeit bei einem Wechsel besteht darin, festzustellen, dass diese Liste nie vollständig war.
2. Vom Kandidaten dieselbe Liste anfordern, bevor Sie etwas bestellen, mit Nennung der konkreten SKU statt einer Familie.
3. Teil für Teil vergleichen, nicht Lieferant gegen Lieferant. Nutzen Sie die Tabelle oben, markieren Sie jede Zeile als unverändert, geändert oder unbekannt, und behandeln Sie unbekannt als geändert.
4. Muster aus der Produktion, nicht aus dem Musterraum. Messen Sie die Maße, von denen Ihre Verpackung und Ihr Abfüller abhängen, und führen Sie dieselben Prüfungen durch wie beim bisherigen Lieferanten. Siehe Bemusterung von Hardware.
5. Parallel qualifizieren, nicht in einem Schritt tauschen, damit sich ein Problem zeigt, solange Sie noch Bestand von etwas haben, das funktioniert.
6. Die Unterlagen aktualisieren, bevor Sie verkaufen, nicht danach. Alles Gedruckte, alles Erklärte und alles, was Sie veröffentlichen.
7. Das Änderungsmanagement vom ersten Tag an festlegen. Keine Revision erreicht Sie ohne Ankündigung, und keine erreicht Ihren Abfüller, ohne über Sie zu laufen. Siehe Zusammenarbeit mit einem Abfüller.

Was diese Seite Ihnen nicht sagt

Sie nennt keine Aufbewahrungsfristen, keine Artikelnummern und keine Meldepflichten. Diese hängen davon ab, welche Rechtsakte für Ihr Produkt gelten und in welchen Markt Sie verkaufen, und sie gehören in den Originaltext oder zu einem Berater, nicht in den Ratgeber eines Lieferanten. Die Rechtsakte sind oben und unten noch einmal verlinkt.

Was wir Ihnen sagen können, ist die Hardwareseite. Standard-510-Kartuschen und das übrige Sortiment werden mit Spezifikationen geliefert, und Unterlagen zu CE, RoHS, REACH, Batterieverordnung und WEEE erhalten Sie auf Anfrage, mit Nennung der SKU statt einer Familie. Die Registrierungen im jeweiligen Markt bleiben bei demjenigen, der das fertige Produkt in Verkehr bringt. Siehe Konformität.

Häufig gestellte Fragen

Heißt ein Wechsel des Hardware-Lieferanten, dass die Konformität von vorn beginnt?

In der Regel nicht, aber auch nicht nie. Ihre Unterlagen beschreiben ein Produkt, keinen Lieferanten. Die Frage ist also, welche Teile dieser Beschreibung der Wechsel berührt. Eine neue Bezugsquelle für einen identisch bedruckten Karton berührt fast nichts. Eine andere Zelle, eine andere Platine oder ein anderes Material im Luftweg berührt die Nachweise, die Sie für genau diese Dinge haben. Gehen Sie Teil für Teil vor, statt den Wechsel als ein einziges Ereignis zu behandeln.

Kann ich eine baugleiche Kartusche aus zweiter Quelle beziehen, ohne etwas zu aktualisieren?

Nein. Baugleich beschreibt die Spezifikation, nicht die Nachweise. Zwei Kartuschen mit denselben Nennwerten sind dennoch zwei verschiedene Produkte von zwei verschiedenen Linien, und Ihre Prüfberichte und Erklärungen nennen das Produkt, das Sie geprüft haben. Behandeln Sie eine zweite Quelle als neues Teil, das zufällig vertraute Werte hat, und entscheiden Sie dann, was wiederholt werden muss.

Was sollte ich von einem neuen Hardware-Lieferanten anfordern, bevor ich wechsle?

Denselben Satz Unterlagen, den Sie vom bisherigen Lieferanten haben, mit Nennung der konkreten SKU statt einer Produktfamilie, dazu das Datenblatt mit Toleranzen, das System der Loskennzeichnung und die Regeln für das Änderungsmanagement. Vergleichen Sie beide Sätze nebeneinander, bevor Sie Preise vergleichen. Ein Lieferant mit dünneren Unterlagen als Ihr jetziger ist ein Kostenfaktor, keine Ersparnis.

Quellen

• Richtlinie 2011/65/EU zur Beschränkung der Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten (RoHS) (Neufassung), amtlicher Text auf EUR-Lex.
• Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe (REACH), amtlicher Text auf EUR-Lex.
• Verordnung (EU) 2023/1542 über Batterien und Altbatterien, amtlicher Text auf EUR-Lex.
• Richtlinie 2012/19/EU über Elektro- und Elektronik-Altgeräte (WEEE) (Neufassung), amtlicher Text auf EUR-Lex.
• Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR), amtlicher Text auf EUR-Lex.

Handelshinweise für B2B-Käufer, keine Rechtsberatung. Ausschließlich leere Hardware, keine Cannabinoide und keine E-Liquids. Nur B2B-Handel, 18+ / 21+ je nach Markt. Für die Befüllung, die Konformität des Endprodukts und die Produktregistrierung in seinem Markt ist der Käufer verantwortlich.