Das Unterlagenpaket, das Sie von jedem Hardwarelieferanten verlangen sollten

Warum das Paket vor der Bestellung zählt, nicht danach

Unterlagen anzufordern kostet wenig, solange ein Lieferant den Auftrag noch will, und viel, sobald die Ware verschickt ist. Eine Anfrage der Marktüberwachung, eine Prüfung des Marktplatzangebots oder eine Kundenreklamation kommen ohne Vorwarnung, und jede verlangt Papiere zu genau dem Artikel, der verkauft wurde. Fragen Sie schon in der Angebotsphase, und werten Sie eine Weigerung oder eine lange Verzögerung als Information über den Lieferanten.

Nichts im Folgenden behauptet, dass ein Lieferant gesetzlich verpflichtet ist, Ihnen jeden Punkt auszuhändigen. Manches ist ein vorgeschriebener Nachweis in einer regulierten Lieferkette, manches gewöhnliche kaufmännische Sorgfalt, und was davon was ist, hängt von Produkt, Ihrer Rolle und dem Markt ab. Fordern Sie alles an. Was Sie selbst vorhalten müssen, klären Sie mit Ihrem eigenen Berater.

Die Checkliste zum Abarbeiten

1. EU-Konformitätserklärung für genau dieses Modell. Prüfen Sie die Modellbezeichnung gegen Ihre Bestellung und prüfen Sie, ob das Dokument ein Unternehmen mit Anschrift nennt, die angewandten Rechtsvorschriften und Normen aufführt und Datum, Unterschrift und Funktion des Unterzeichners trägt. Was jedes Feld enthalten muss, steht im Ratgeber zur CE-Kennzeichnung.
2. Die Prüfberichte, auf die sich die Erklärung stützt. Eine Erklärung verweist auf Bewertungen. Fordern Sie diese an, darunter Prüfungen zur elektromagnetischen Verträglichkeit, wo sie gelten, und Prüfungen auf beschränkte Stoffe für genau dieses Gerät statt eines allgemeinen Zertifikats für ein benachbartes Produkt.
3. Materialerklärungen für den Dampfweg. Fragen Sie, woraus Mundstück, Dichtungen, Docht, Heizelement und Tankkörper bestehen, und fordern Sie die Stofferklärungen an, die der Lieferant für diese Materialien vorliegen hat. Nach diesem Teil einer 510-Kartusche fragen Ihre Kunden am häufigsten.
4. Nachweise zu Akku und Zelle. Fordern Sie das Datenblatt der Zelle, die Zellchemie, die Nennkapazität und die Zusammenfassung der Akkuprüfungen an, die im Werk vorliegt, zusammen mit den UN38.3-Transportprüfbericht für Lithiumzellen, festgelegt im UN-Handbuch über Prüfungen und Kriterien, Teil III, Unterabschnitt 38.3, derzeit in der achten überarbeiteten Ausgabe einschließlich Änderung 1. Spediteure verlangen diesen Bericht regelmäßig, und ohne ihn kann eine Sendung festgehalten werden.
5. Sicherheitsdaten, wo zutreffend. Leere Hardware ist kein chemisches Produkt, daher ist ein Sicherheitsdatenblatt für das Gerät meist nicht das richtige Dokument. Fordern Sie es dort an, wo es zutrifft, etwa das Sicherheitsdokument eines Zellherstellers zu Lithiumbatterien oder für Verbrauchsmaterial, Klebstoff oder Reinigungsmittel, das mit der Bestellung geliefert wird.
6. Stückgewichte und Materialaufschlüsselung. Fragen Sie nach dem Gewicht von Gerät, Akku und Verpackung. Diese Zahlen brauchen Sie, um in den Systemen, die der Ratgeber zur WEEE-Registrierung beschreibt, korrekt zu melden, und Schätzwerte erzeugen Meldefehler, die sich später nur schwer korrigieren lassen.
7. Druckfreigaben vor dem Drucklauf. Fordern Sie einen Proof an, auf dem jede Kennzeichnung an ihrem Platz steht: die Recyclingzeichen, die Akkuangaben, Ihre Rückverfolgbarkeitsdaten und Ihr Branding. Eine einzige Freigabe erspart einen zweiten Lauf, und derselbe Proof deckt die Verkaufsverpackung ab.
8. Rückverfolgbarkeit und Chargenkennzeichnung. Fragen Sie, wie jeder Produktionslauf auf dem Gerät oder seiner Verpackung gekennzeichnet ist, und halten Sie fest, welche Ihrer Sendungen zu welcher Charge gehört. Ohne diese Angabe muss eine Fehleruntersuchung jede Einheit, die Sie je verkauft haben, als verdächtig behandeln.
9. Eine schriftliche Zusage zur Änderungsmitteilung. Verlangen Sie vom Lieferanten, Sie zu informieren, wenn sich ein Bauteil, eine Zelle oder ein Material ändert. Ein stiller Austausch entwertet die Unterlagen, auf die Sie sich stützen, und genau diese Klausel lassen Einkäufer am häufigsten weg.
10. Rückstellmuster und Fotos. Bewahren Sie versiegelte Muster jedes Laufs bei den Unterlagen auf. Kommt Monate später eine Reklamation, beantwortet ein Rückstellmuster Fragen, die kein Dokument beantworten kann.

So legen Sie ab, was Sie erhalten

Führen Sie eine Akte pro Modell und Produktionslauf, mit der Bestellung, den oben genannten Unterlagen, dem Druckproof und der Korrespondenz. Fordern Sie das Paket neu an, wenn sich das Modell ändert, wenn das Werk ein Bauteil ändert oder wenn Sie einen neuen Markt erschließen. Eine Akte, die sich vom Produkt entfernt hat, ist schlechter als gar keine, denn sie verleitet dazu, sich auf sie zu verlassen.

Empty Vapes liefert dokumentierte leere Hardware und stellt für die Modelle, die wir führen, auf Anfrage bereit, was uns vorliegt, auch für OEM-Läufe bei leeren Einweg-Vapes. Wer das Gerät mit seiner Marke versieht und das fertige, befüllte Produkt in Verkehr bringt, trägt die nationalen Registrierungen und steht für dieses Produkt gegenüber den Behörden ein. Die Regelwerke hinter diesen Registrierungen sind auf der Konformitätsseite zusammengestellt.

FAQ

Ist ein Lieferant gesetzlich verpflichtet, mir alle diese Unterlagen zu geben?

Nicht jeder Punkt dieser Liste ist eine gesetzliche Pflicht des Lieferanten. Manche sind es, andere sind gute kaufmännische Praxis, und was davon was ist, hängt von Produkt und Markt ab. Verstehen Sie die Liste als das, was Sie im Einkaufsgespräch anfordern, und lassen Sie Ihre eigenen Pflichten von einem qualifizierten Berater bestätigen.

Was ist das häufigste Problem mit Lieferantenunterlagen?

Ein Dokument, das sich auf ein anderes Modell, einen anderen Produktionslauf oder ein anderes Bauteil bezieht. Prüfen Sie Modellbezeichnung, Datum und ausstellendes Unternehmen gegen Ihre Bestellung. Eine Unterlage, die nicht zum verkauften Artikel passt, nützt nichts, wenn eine Behörde nach genau diesem Artikel fragt.

Macht mich ein Unterlagenpaket des Lieferanten konform?

Nein. Unterlagen belegen die Hardware. Das Unternehmen, das das Gerät mit seiner Marke versieht und das fertige Produkt auf einem nationalen Markt in Verkehr bringt, trägt weiterhin die Registrierungen, die Rolle der verantwortlichen Person und alle Vorschriften, die für den Inhalt des Geräts gelten. Diese Pflichten lassen sich nicht per Papier übertragen.

Handelshinweise für B2B-Käufer, keine Rechtsberatung. Wir verkaufen ausschließlich leere Hardware; für die Befüllung und die Konformität des Endprodukts in Ihrem Markt sind Sie verantwortlich. Der Käufer, der das Gerät mit seiner Marke versieht und das fertige Produkt in Verkehr bringt, trägt die nationalen Registrierungen und sollte eigenen Rechtsrat einholen.